Waarom falen projecten?

5 sleutels voor een succesvolle digitalisatie

1. Dicht de kloof tussen business en IT

Die 2 groepen staan vaak mijlenver van elkaar af. Ongeacht of je met  interne of externe IT werkt, die 2 moeten elkaar begrijpen. Zo kan het heel handig zijn als uw softwareleverancier of developer een dag bij jullie komt meedraaien. Dat zorgt niet alleen voor menselijke connectie, maar ook voor businesskennis bij de softwareleverancier.
Of je nu inetren of externe IT hebt, het is belangrijk dat die mensen snappen wat er in uw business omgaat, en dat zij uw business begrijpen. Dan kunnen ze veel betere voorstellen doen, en de business beter bedienen.

Daarnaast is het ook belangrijk dat er in de business IT minded personen zijn. Dat moeten geen IT’ers zijn. Dat zijn mensen met 2 voeten in de business, die een gezonde interesse hebben en op zoek gaan naar digitale oplossingen voor hun problemen.

Doordat Buesiness en It dichter bij elkaar staan, kan er meer kruisbestiuving komen, is makkerlijker om samen te sparren en kan er ook meer waardevolle input gegeven worden hoe IT en digitalisatie kan helpen om klanten beter te bedienen.

2. Leg duidelijke verantwoordelijkheden vast

Een digitalisatie project is niet gedaan wanneer de technische kant is afgewerkt. Ieder project begint met een duidelijke input van de business, nog voor de technische mensen aan de slag kunnen. Daarna moet er nog heel veel gebeuren voor de tools beginnen te renderen. Mensen moeten opleiding krijgen om ermee te werken, ze moeten begeleid worden in de verandering,  als de tools impact hebben ook externen moet dat gecommuniceerd worden,  er moet opgevolgd worden of iedereen de tolls effectief gebruikt en of dat ook wel goed gebruikt wordt, …

Al deze taken moeten toegekend worden aan mensen en opgevolgd worden. Dit houdt ook in dat er een project manager aangeduid moet worden.

Enkele belangrijke rollen zijn de projectmanager, iemand die de change faciliteert en key users. De effectieve rollen hangen natuurlijk van project tot project af.

Als KMO moet je geen specialisten hebben op ieder vlak. Je kan bepaalde personen in uw organisatie hier een korte opleiding voor laten volgen, en bijvoorbeeld met een digital coach samenwerken om die mensen daarin te begeleiden. 

3. Zet een projectstructuur op, projectmatig werken introduceren

Mensen doen de zaken waar aandacht aan besteed wordt. Wat je meet of opvolgt verbetert daardoor automatisch. Hetzelfde werkt bij digitalisatieprojecten. Zorg dat er een projectstructuur staat die de gang van zaken opvolgt.

Projectstructuur bestaat uit vaste meetings en vaste platformen om overzicht te houden.

Een projectstructuur volt de voortgang op, blijft het project in beweging?
Wat ik hier heel belangrijk vind is dat dit geen IT meeting is, maar business hier zeker ook een rol in heeft.

4. Kies prioriteiten, over afdelingen heen

In mijn ogen is dit ook direct het moeilijkste punt.

We hebben daarstraks als valkuil bestempeld dat we vaak met te veel digitalisatieprojecten tegelijk bezig is, dus dit is de oplossing. Dus dat we moeten kiezen wat we nu gaan doen, en kiezen wat er uitgesteld moet worden. Mijn ervaring leert dat het kiezen om uit te stellen het moeilijkste is. Dit is heel belangrijk.

Business is in mijn ogen in de lead om te kiezen. Maar wat ik aanraad om te beperken, is het on hold zetten van lopende projecten omdat er andere prioriteiten zijn. Probeer de projecten die je start zo snel mogelijk af te werken. Als je on hold zet, en 6 maanden later terug moet oppikken, kan je eigenlijk terug van het begin beginnen. En dan ben je aan dubbel werk bezig.

5. Analyseer voor je begint

We krijgen vaak niet het rendement van digitalisatie dat we verwachten, of dat ons verkocht wordt. Dat kan zijn omdat het project meer kost dan gebudgeteerd of dat de oplossing toch niet het gewenste resultaat geeft.

Door op voorhand te analyseren en een project door te denken, kunnen er al veel issues daarboven komen. Grote issues kunnen zo naar boven komen.

Ieder project gaat voortschrijdend inzicht hebben. Dus je kan gaandeweg nog altijd iets tegenkomen, maar dat wordt zio tot een minimum beperkt.

Vraag hier je gratis projectaudit aan